Organisasi yang
baik selalu membutuhkan dukungan sumberdaya manusia (SDM) yang kompeten serta
arsitektur organisasi yang mampu mengakomodasi setiap perubahan yang berkembang
di dalam organisasi tersebut.
Namun, kedua
elemen tersebut secara sendiri-sendiri tidak akan membentuk atau meningkatkan
kapabilitas organisasi tanpa adanya keselarasan yang menyatukannya.
Dalam kehidupan
organisasi sehari-hari, tidak adanya keselarasan (alignment) dan keterpaduan
(integration) antara kompetensi organisasi & sumberdaya manusia dan
arsitektur organisasi, sering muncul dengan berbagai bentuk ketidakpuasan,
keluh kesah, apatisme, hingga demotivasi, yang semua-nya bermuara pada
menurunnya kinerja.
·
KESELARASAN SDM & ORGANISASI
a.
Kompetensi Organisasi/Individu:
Competence Model, Soft/Behavioral Competence & Hard/Technical Competence,
Competence Assessment, & Process Based Competence Management.
b.
Sistim & Manajemen SDM:
Recruitment, Performance Management, Human Resources Information System,
Training and Development, Compensation and Benefit, Career Management.
c.
Arsitektur Organisasi: Job Assessment,
Job Evaluation/Analysis, Organization Development & Organization
Restructuring
Struktur Organisasi
a.
Fungsional
Orang-orang
dikelompokkan ke dalam departemen – departemen menurut kesamaan keterampilan dan
aktivitas-aktivitas kerja.
Organisasi
fungsional adalah suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi
dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk
dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus. Struktur
organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor.
Contoh:
www.garden.com
·
Ciri-ciri
Fungsional:
o
Organisasi kecil
o
Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok
kerja staff ahli
o
Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas
o
Target yang hendak dicapai jelas dan
pasti
o
Pengawasan dilakukan secara ketat
o
Tidak menjamin adanya kesatuan
perintah
o
Hemat waktu karena mengerjakan
pekerjaan yang sama
·
Rancangan
Struktur Fungsional
o
Keunggulan
Fungsional
v Penggunaan
sumberdaya yang efisien, skala ekonomis
v Spesialisasi
keterampilan yang mendalam dan pengembangan
v Kemajuan
karier dalam departemen fungsional
v Panduan
dan pengendalian dari manajemen Puncak
v Koordinasi
yang luar biasa dalam fungsi-fungsi
v Pemecahan
masalah teknikal yang berkualitas
o
Kelemahan
Fungsional
v Komunikasi
lintas departemen fungsional yang buruk
v Tanggapan
lambat yang diberikan pada perubahan lingkungan, ketinggalan inovasi
v Keputusan
terkonsentrasi pada hirarki puncak, menciptakan penundaan
v Tanggung
jawab bagi masalah yang muncul sulit ditunjukkan secara tepat
v Pandangan
terbatas mengenai sasaran organisasi dari pada karyawan
v Pelatihan
manajemen umum yang terbatas bagi karyawan
b.
Divisional
Ketika
perusahaan berkembang, perusahaan mulai memfokuskan perhatiannya pada
pengelolaan berbagai lini produk di berbagai industri dan mendesentralisasikan
wewenangnya dalam pengambilan keputusan. Ketika perusahaan mulai melakukan
akuisisi dan mengembangkan berbagai produk baru dalam industri dan pasar yang
berbeda, biasanya mengubah strukturnya menjadi struktur organisasi yang terdiri
dari beberapa divisi. Tiap-tiap divisi dapat beroperasi sendiri-sendiri dibawah
pengarahan seorang manajer divisi yang bertanggungjawab langsung kepada CEO.
Dalam struktur organisasi divisional, manajer divisi dapat mengembangkan
strategi untuk masing-masing divisinya dan mungkin saja mereka menghadapi
persaingan yang berbeda dengan divisi lainnya sehingga strategi yang ditempuh
mungkin juga berbeda dengan divisi lainnya. Pada organisasi divisional,
divisi-divisi tersebut dapat menjadi tempat yang baik untuk melatih para
manajer muda. Selain itu juga merupakan tempat yang baik dalam mengembangkan
intuisi kewiraswastaan serta meningkatkan sejumlah pusat inisiatif dalam suatu
perusahaan. Untuk mengetahui format struktur organisasi divisional, perhatikan
gambar berikut.
·
Bagan
Struktur Organisasi Divisional
Sebagaimana
struktur organisasi yang lain, struktur organisasi divisional ini juga
mempunyai beberapa kelebihan dan kekurangan.
o
Adapun
kelebihan struktur organisasi divisional antara lain:
v Koordinasi
antarfungsi menjadi lebih mudah dan cepat
v Mempunyai
fleksibilitas pada struktur perusahaan
v Spesialisasi
pada setiap divisi dapat dipertahankan
v Kesempatan
karir lebih terbuka
v Menimbulkan
kompetisi di dalam organisasi
v Beban
rutin CEO berkurang sehingga mempunyai waktu untuk keputusan strategis
o
Sedangkan
kekurangan struktur organisasi divisional antara lain:
v Mengkibatkan
turunnya komunikasi antara spesialisasi funsional
v Sangat
potensial untuk menimbulkan persaingan antar divisi
v Pendelegasian
yang besar dapat menimbulkan masalah
c. Matriks
Struktur
organisasi matriks digunakan untuk memudahkan pengembangan pelaksanaan beragam
program atau proyek. Setiap departemen dikepalai oleh vice precident yang
mempunyai tanggungjawab fungsional bagi seluruh proyek. Sedangkan setiap
manajer proyek mempunyai project responsibility untuk penyelesaian dan
implementasi strategi. Untuk mengetahui format struktur organisasi matriks
o
Adapun
kelebihan struktur ornanisasi Matriks antara lain:
v Penggunaan
sumberdaya yang lebih efisien dibandingkan pada hirarki tunggal
v Fleksibilitas
dan adaptabilitas terhadap lingkungan yang terus berubah
v Pengembangan
keterampilan manajemen umum dan spesialis
v Kerja
sama interdisiplin, ketersediaan ahli untuk seluruh divisi
v Pelebaran
tugas-tugas bagi para karyawan
o
Sedangkan
kekurangan struktur organisasi Matriks antara lain:
v Frustasi
dan kebingungan dari rantai komando ganda
v Konflik
tinggi antara dua sisi matriks
v Banyak
pertemuan, lebih banyak diskusi daripada tindakan
v Membutuhkan
pelatihan hubungan manusia
v Dominasi
kekuatan oleh salah satu sisi matriks
Analisis
Jabatan
Analisis
Jabatan adalah suatu studi yang secara sistematis dan teratur mengumpulkan
semua informasi dan fakta yang behubungan dengan suatu jabatan. Analisa jabatan
adalah sebuah proses untuk memahami suatu jabatan dan kemudian menyadurnya ke
dalam format yang memungkinkan orang lain untuk mengerti tentang jabatan
tersebut. Ada 3 tahap penting dalam proses analisis jabatan, yaitu (1)
mengumpulkan informasi, (2) menganalisis dan mengelola informasi jabatan, dan
(3) menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang baku. Analisis jabatan
penting dilakukan untuk meningkatkan prestasi pekerjaan dan untuk menemukan
permasalaahn-permasalahan yang dihadapi oleh sesorang dalam bekerja dalam
hubungan pekerjaan. Dan
untuk melakukan analisis jabatan diperlukan prinsip-prinsip agar analisis yang
dilakukan dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan harapan yang diinginkan.
Saran
Dalam penulisan
laporan ini penyusun merasa masih banyak kekurangan-kekurangan, dan mungkin
laporan ini tak sesuai dengan harapan para pembaca. Untuk itu masukan dan saran
dari para pembaca sangat dibutuhkan.
Dan penyusun
berharap laporan yang telah tersusun ini bisa bermanfaat dan dimanfaatkan oleh
bidan khusususnya dalam meningkatkan prestasi kerja para bidan dan masyarakat
umum dalam hal pengawasan terhadap kinerja para sbidan.
Job Analisis
dilakukan melalui proses tiga arah antara pemangku jabatan (job holder), atasan (superior) dan
job analis. Terkadang bila diperlukan, dapat melibatkan orang lain,misalnya
orang yang memiliki job yang sama, atau orang yang lebih senior yang berada
dalam satu departemen dengan pemegang jabatan, atau bisa juga orang yang
mengerti dengan jabatan tersebut. Pemangku
jabatan merupakan sumber informasi utama karena dialah yang yang lebih
mengetahui pekerjaannya dibandingkan dengan orang lain. Atasan melihat jabatan tersebut dalam
prespektif : mampu melihat bagian yang lebih fokus yang tidak terlihat oleh
pemegang jabatan sebagaimana mestinya. Job analis adalah orang luar yang
independen dan terlatih untuk melihat job dan dan membantu pemangku jabatan dan
atasan memberikan draft dan menuntun perubahan-perubahan yang dilakukan semua
pihak terkait sampai hasil akhir.
·
Prinsip
dasar dalam melakukan analisa jabatan adalah :
a.
Melakukan analisis, bukan membuat list
atau daftar tugas pekerjaan
b.
Menganalisa job-nya bukan orang yang
memangku jabatan
c. Fakta
bukan judgement
Deskripsi
Jabatan
·
Rentang
isi Job Description
Gugus tugas,
tanggungjawab dari job description berupa rentang/kisaran jabatan dalam Min
Tugas dan Max Tugas pada periode waktu tertentu. Jika tugas/tanggunjawab
tersebut sudah dibawah Min Tugas, maka sebaiknya dilakukan revisi terhadap job
description tersebut (job re-analysis ). Demikian juga jika tugas/tanggungjawab
sudah melewati Max Tugas.
Dari sini
terlihat bahwa job description merupakan dokumen yang dinamis, mengikuti
perkembangan, strategi kondisi maupun situasi organisasi.
Tujuan dari
rekrutment, seleksi dan penempatan adalah mencocokkan (to match) antara
karakteristik individu (pengetahuan, ketrampilan, pengalaman, dan lain-lain)
dengan persyaratan jabatan yang harus dimiliki individu tersebut dalam memegang
suatu jabatan. Kegagalan dalam mencocokkan kedua hal tersebut dapat menyebabkan
kinerja karyawan tidak optimal dan kepuasan kerja sangat rendah, sehingga tidak
jarang hal ini membuat individu dan organisasi menjadi frustrasi. Dalam usaha mencari
individu yang tepat dan sesuai untuk jabatan tertentu maka pihak manajemen
harus melakukan pengukuran (assessment) terhadap tuntutan-tuntutan (demands)
dan persyaratan-persyaratan (requirements) dari jabatan tersebut. Proses
pengukuran kegiatan-kegiatan yang ada dalam suatu jabatan tersebut dinamakan
Analisis Jabatan (Robbin, 1993).
Analisis jabatan
merupakan hal mendasar dalam proses pengembangan sumber daya manusia. Tanpa
adaya data yang akurat tentang profil dari masing-masing jabatan, jenis-jenis
kemampuan dan ketrampilan yang dibutuhkan, serta pengalaman dan pendidikan yang
dipersyaratkan untuk menduduki jabatan tersebut, maka proses pengembangan
sumber daya manusia akan menjadi sulit. Rekrutmen, seleksi dan penempatan akan
timpang karena tidak diimbangi informasi yang memadai dan akurat, pengembangan
dan pelatihan mungkin tidak dapat mencapai tujuan, begitu juga halnya dengan
manajemen penilaian kinerja.
Secara umum
analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi dan menentukan secara
rinci tugas-tugas (duties) dan persyaratan dari suatu jabatan tertentu. Stephen
Robbin (1993) mendefinisikan analisis jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan
uraian terperinci dari tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan,
penentuan hubungan dari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan
penentuan tentang pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan-kemampuan lain yang
diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaan secara efisien dan efektif.
"Job
analisis is involves developing a detailed description of the tasks involve in
a job, determining the relationship of a given job to other jobs, and ascertain
the knowledge, skills, and abilities necessary for an employee to successfully
perform the job" (Robbin, 1993).
Menurut Milkovich
& Newman (1999) analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi secara
sistematik terhadap berbagai informasi terpercaya dan relevan, berhubungan
dengan pekerjaan, dan asal-usul dari suatu jabatan tertentu ("job analisis
is the systematic process of collecting relevant, work-related information
related to the nature of a specific job"). Hal senada juga dikemukan oleh
Bernardin & Russel: "job analisis is the process of gathering
information about a job" (Bernardin & Russel, 1993).
Dari beberapa
definisi di atas dapat disimpulkan bahwa analisis jabatan merupakan suatu
proses pengumpulan dan pencatatan informasi terpercaya dan sahih dengan suatu
prosedur tertentu terhadap suatu jabatan tertentu dan persyaratan-persyaratan
yang harus dimiliki oleh si pemegang jabatan.
·
Termasuk
disini adalah:
a.
Semua tugas, kegiatan dan
tanggungjawab
b.
Pengetahuan, kemampuan, ketrampilan
dan karakter-karakter lain yang dibutuhkan oleh si pemegang jabatan agar dapat
bekerja dengan efektif
c.
Alasan terhadap adanya suatu jabatan
tertentu dan apa yang membuatnya berbeda dari jabatan yang lain
d.
Standard kerja atau target yang dapat
dijadikan dasar untuk mengukur kinerja.
Satu konsep yang
penting dalam analisis jabatan adalah bahwa analisis dilakukan terhadap jabatan
(the job), bukan terhadap orang (person). Meskipun data diperoleh dari si
pemegang jabatan (incumbent) melalui pengamatan, wawancara atau pun
kuestioner/angket, produk yang menjadi hasil analisis jabatan adalah berupa
uraian jabatan (job description) atau spesifikasi jabatan (specifications of
the job), bukan suatu uraian tentang orang (description of the person). Mengapa
kita memerlukan uraian jabatan (job description)?. Ini tentunya kembali dari
organisasi sendiri. Organisasi mempunyai alasan, mengapa harus ada, untuk apa
diadakan, dan sasaran apa yang harus
dicapai. Karena itu organisasi merumuskan visi, misi dan perencanaan yang
kemudian membentuk struktur. Dari struktur inilah selanjutnya pekerjaan /
jabatan (job) itu muncul.
Jabatan merupakan
unit dasar dari struktur organisasi yang membangun organisasi. Semua jabatan
harus dikombinasikan untuk mencapai tujuan, sehingga jabatan harus berhubungan
dengan individu (employee) dan organisasi sebagai pemilik (employer). Dari
sinilah jabatan bisa disebut sebagai kumpulan tanggungjawab / aktifitas untuk
menghasilkan sesuatu .
Untuk mengetahui
apa kumpulan tanggungjawab/aktifitas tersebut, maka perlu ada analisa yang
disebut sebagai analisa jabatan (job analysis), sebagai suatu proses
mengumpulkan, mengkategorikan dan mendokumentasikan seluruh informasi yang
relevan tentang jabatan tersebut dalam periode tertentu. Hasilnya, sudah tentu
dinamakan uraian pekerjaan/ uraian jabatan (job description).
·
Lalu,
apa manfaat dari uraian jabatan ? banyak sekali diantaranya :
v Atasan–
untuk mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan
v Pimpinan
Organisasi– untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan
menghasilkan kinerja optimal.
v Pemegang
jabatan– sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus
dilakukan dan diharapkan dari organisasi
v Perekrut–
untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan
v Trainer–
untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan
v Assessor–
untuk melakukan analisa terhadap pemegang jabatan (competency assessment,
in-depth interview dll)
v Perencana
Karir (Succession Planner)– untuk menempatkan individu sesuai dengan peran,
tanggungjawab dan kebutuhan organisasi.
v Perencanaan
dan Pengembangan Organisasi (Organization Development & Planner) –untuk
membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang
jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yang diperlukan
v Job Evaluator–untuk membobot jabatan
dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi.
Maka jelaslah
bahwa job description adalah bagian penting dari sistem pengembangan SDM.
Ibarat navigator, job desc adalah peta yang menentukan arah, kemana harus
berbelok, berapa kecepatan yang diperlukan dan seterusnya. Sudah tentu, sebelum
membuat job desc, didahului dengan yang namanya job analysis.
·
Job
Analysis bisa dilakukan dengan tiga kondisi :
a.
Untuk jabatan yang sama sekali baru,
namun sudah ada di dalam struktur organisasi.
b.
Untuk jabatan yang ada (vacant) namun
belum ada orangnya.
c.
Untuk jabatan yang sudah ada posisi
orangnya tapi belum mempunyai job description.
Setiap kondisi
membutuhkan pendekatan yang berbeda. Sebagai contoh, untuk kondisi pertama,
tentu tidak bisa dengan proses interview , tapi dengan cara mencari referensi
atau benchmark ke organisasi lain. Sedangkan untuk kondisi ke 2 dan 3, bisa
dilakukan dengan proses tiga arah, yakni dengan menggali informasi pada
pemegang jabatan, atasan atau orang lain yang mengerti.
Uraian Jabatan
(Job description). Adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi uraian atau
gambaran tentang apa saja yang harus dilakukan oleh si pemegang
jabatan(jobholder/incumbent), bagaimana suatu pekerjaan dilakukan dan
alasan-alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan. Uraian tersebut berisi
tentang hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya di dalam dan
di luar organisasi dan ruang lingkup pekerjaan dimana si pemegang jabatan
diharapkan dapat memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan
oleh divisi/unit kerja atau tujuan organisasi secara keseluruhan.
Spesifikasi
Jabatan
(Job specification).
Adalah suatu pernyataan tentang kemampuan, ketrampilan, pengetahuan dan
sikap-sikap yang dibutuhkan agar dapat bekerja secara efektif, lengkap dengan
kualifikasi khusus, pengalaman atau hal-hal lain yang berhubungan dengan
pekerjaan yang harus dimiliki oleh seseorang sebelum menduduki jabatan
tertentu. Spesifikasi jabatan sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan
posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan
yang dibutuhkan.
Mengapa Analisis
Jabatan Diperlukan?
Sampai saat ini
masih terdapat perdebatan mengenai perlu tidaknya analisis jabatan guna
memperoleh uraian jabatan dan spesifikasi jabatan. Pendapat yang pro analisis
jabatan memandang bahwa uraian jabatan (produk dari analisis jabatan) merupakan
panduan yang mutlak dalam menjalankan pekerjaan dan memudahkan bagi pekerja dan
perusahaan. Sebaliknya pendapat yang kontra menganggap uraian jabatan hanya
akan membuat seseorang menjadi tidak fleksibel, tidak mudah menyesuaikan diri
dengan perkembangan teknologi dan terkotak-kotak dalam suatu pekerjaan
tertentu.
Dalam tulisan ini
saya tidak ingin memperdebatkan mana diantara kedua pendapat tersebut yang
paling benar. Saya percaya bahwa kedua pendapat tersebut pasti memiliki sudut
pandang masing-masing. Pada tulisan ini saya hanya ingin memberikan suatu
gambaran, bagaimana suatu proses rekrutment dan seleksi memiliki hubungan yang
krusial dengan analisis jabatan.
Meski banyak
perusahaan menganggap penting, analisis jabatan seringkali dilakukan tidak
sebagaimana mestinya. Permasalahan yang dialami oleh John dalam kasus di atas
mungkin merupakan bukti dimana analisis jabatan tidak mendapatkan perhatian
serius ketika perusahaan ingin merekrut karyawan baru. Dalam kasus John, si
recruiter gagal mencocokkan karakteristik individu dengan persyaratan jabatan,
karena tidak didukung oleh informasi akurat tentang jabatan tersebut. Akibatnya
individu yang direkrut tidak cocok dengan jabatan yang dipegangnya sehingga
membuat kinerjanya rendah dan tidak dapat menyesuaikan diri dengan tuntutan
pekerjaan.
Fakta lain
mengenai gagalnya perusahaan memperoleh gambaran obyektif tentang suatu jabatan
dapat terlihat pada iklan-iklan lowongan pekerjaan yang dimuat di majalah,
surat kabar, website atau media online yang lain. Dalam iklan-iklan tersebut
seringkali terdapat ketidakjelasan tentang jabatan yang dibutuhkan, memuat
informasi yang tidak relevan, tidak terlihat kualifikasi mendasar yang
dibutuhkan untuk jabatan tersebut, dan sebagainya yang pada akhirnya menarik
banyak calon/pelamar yang tidak qualified. Kesalahan atau kelalaian dalam
membuat analisis jabatan terlihat juga pada materi test dan wawancara dengan si
pelamar. Materi test yang dibuat seringkali tidak berhubungan dengan pekerjaan
yang akan dilakukan di calon karyawan. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan
dalam wawancara pun seringkali tidak relevan atau bahkan tidak menyentuh
kualifikasi yang esensial dari suatu jabatan sehingga akhirnya berpengaruh
terhadap kualitas karyawan. Tentu saja mustahil untuk mendapatkan pegawai
terbaik tanpa mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang tepat dan relevan.
Kenyataan-kenyataan
tersebut di atas menunjukkan betapa penting pemahaman terhadap
persyaratan-persyaratan jabatan guna mendapatkan karyawan yang tepat sehingga
dapat bekerja secara efektif. Semua informasi akurat yang memuat persyaratan
jabatan hanya akan diperoleh jika dilakukan analisis jabatan secara
sungguh-sungguh.
·
Dengan
melakukan analisis jabatan yang sungguh-sungguh maka akan diperoleh manfaat
antara lain:
a.
Bahan rujukan dalam pembuatan iklan
lowongan
b.
Penyusunan persyaratan jabatan
c.
Membantu menentukan besarnya imbalan
yang akan diterima pemegang jabatan
d.
Bahan untuk pengembangan materi
wawancara
e.
Bahan untuk pengembangan alat test
f.
Bahan untuk pengembangan formulir
evaluasi
g.
Bahan orientasi bagi karyawan baru
Pengertian Sistem Penggajian
Setiap sistem
pasti terdiri dari struktur dan proses. Struktur sistem merupakan unsur-unsur
yang membentuk sistem tersebut dalam mencapai tujuan sistem. Sistem pada
dasarnya adalahsekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya,
yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi,
2001:2).Menurut Soemarso S.R (2005:307) gaji adalah imbalan kepada pegawai yang
diberitugas-tugas administratif dan pimpinan yang jumlahnya biasanya tetap
secara bulanan atautahunan. Sedangkan menurut Mulyadi (2001:373) gaji adalah
pembayaran atas penyerahan jasayang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai
jenjang jabatan manajer.Sistem penggajian yang merupakan sistem pembayaran atas
jasa yang diserahkan olehkaryawan yang bekerja sebagai manajer, atau kepada
karyawan yang gajinya dibayarkan bulanan, tidak tergantung dari jumlah jam atau
hari kerja atau jumlah produk yang dihasilkan.(Mulyadi, 2001:391).Sistem
digunakan untuk memberikan informasi yang bermanfaat bagi yang
memerlukan.Dengan adanya sistem maka penyelenggaraan operasional perusahaan
terjalin dengan rapi danterkoordinasi sehingga dapat mencapai hasil yang
diharapkan.
·
Fungsi yang Terkait.
·
Fungsi atau bagian-bagian yang terkait dalam sistem
akuntansi penggajian adalah:
v Fungsi Kepegawaian.Fungsi ini bertanggung jawab untuk
mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan,memutuskan penempatan karyawan
baru, membuat surat tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji,
mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.
v Fungsi Pencatat
waktu.Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir
bagi semuakaryawan perusahaan.
v Fungsi Pembuat Daftar Gaji.Fungsi ini bertanggung
jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yangmenjadi hak
dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangkawaktu
pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada
fungsiakuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar
untuk pembayaran gajikepada karyawan.
v Fungsi Akuntansi.Fungsi akuntansi bertanggung jawab
untuk mencatat kewajiban yang timbul dalamhubungannya dengan pembayaran gaji
karyawan.
·
Fungsi akuntansi yang menangani sistem penggajian
berada di tangan:
1)
Bagian Utang.Bagian
ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem akuntansi penggajian
bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji yang tercantum dalam daftar
gaji.Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada
fungsi pembayaran gaji seperti tercantum dalam daftar gaji.
2)
Bagian Kartu
Biaya.Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi
penggajian bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu
harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan kartu jam
kerja.
3)
Bagian JurnalBagian
ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya
gaji dalam jurnal umum.e. Fungsi Keuangan
Pengertian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Sistem
akuntansi gaji dan upah dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji
dan upah karyawan dan pembayarannya, perancangan sistem akuntansi penggajian
dan pengupahan ini harus dapat menjamin validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi
penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap
transaksi penggajian dan pengupahan.
·
Dokumen Yang Digunakan dalam Akuntansi Gaji dan Upah
o
Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen pendukung perubahan gaji. Dokumen ini umumnya
dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang berhubungan
dengan karyawan, seperti misalnya: surat keputusan pengangkatan karyawan baru,
kenaikan pangkat, skorsing dan sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirimkan ke
fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan
upah.
o
Kartu jam hadir
Kartu jam hadir ini digunakan oleh fungsi pencatat
waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir
dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi
dari mesin pencatat waktu.
o
Kartu jam kerja
Kartu jam kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk
mencatat waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung pada perusahaan yang
diproduksinya berdasarkan pesanan.
o
Daftar gaji dan upah
Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat
informasi mengenai jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan-potongan serta
jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran.
o
Rekap daftar gaji dan upah
Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang
berisi ringkasan gaji perdepartemen/bagian, yang dibuat berdasarkan daftar
gaji.
o
Surat pernyataan gaji dan upah
Surat pernyataan gaji dan upah merupakan dokumen yang
dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji, yang merupakan catatan bagi tiap
karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban bagi karyawan.
o
Amplop gaji dan upah
Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan
yang memuat informsi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi, dan jumlah
gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan atau periode tertentu.
o
Bukti kas keluar
Berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima
dari fungsi pembuat daftar gaji, maka fungsi pencatat uang akan membuat dokumen
yang merupakan perintah pengeluaran uang kepada fungsi pembayaran gaji.
·
Catatan Akuntansi yang di gunakan
o
Jurnal umum
Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk
mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam
perusahaan.
o
Kartu harga pokok produk
Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja
langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
o
Kartu biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga
kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen
dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini
adalah bukti memorial.
o
Kartu penghasilan karyawan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan
berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawann. Kartu penghasilan
karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan
ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Sehingga
rahasia penghasilan keryawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain.
·
Fungsi Yang Terkait Dalam Gaji dan Upah
o
Fungsi kepegawaian.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan
baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat
surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kanaikan pangkat dan golongan
gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
o
Fungsi pencatat waktu.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan
catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatatan waktu
hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi
pembuat daftar gaji dan upah.
o
Fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah
yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang
menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah.
Daftar gaji dan upah diserahkan oleh pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi
akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran
gaji dan upah.
o
Fungsi akuntans.i
Bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul
dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji
dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang
menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada ditangan bagian
utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.
o
Fungsi keuangan
Bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran
gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut
kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk
selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
Jaringan
Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Gaji dan Upah Prosedur pencatatan
waktu hadir.
Prosedur ini
bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini
diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada
pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan
daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan
pulang dari perusahan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clok card)
yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time
recorder mechine).
·
Prosedur pencatatan waktu gaji.
Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya
berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang
bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan
kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan
demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja
langsung kepada produk yang diproduksi.
·
Prosedur pembuatan daftar upah.
Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah
membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar
pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat keputusan mengenai
pengangkatan karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.
·
Prosedur distribusi biaya upah.
Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan
kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi
tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga
pokok produk.
Posting Komentar