Contoh Proposal Proyek Website - PART 1

Executive Summary

Website Customer Service PT. Jayabaya merupakan aplikasi berbasis web yang bisa diakses secara reltime. Tujuan dari aplikasi ini adalah sebagai sarana customer untuk bertanya mengenai info produk elektronik yang diproduksi PT. Jayabaya serta untuk troubleshoot masalah dari produk-produk yang terkait. Pengunjung selanjutnya akan di follow up oleh customer service melalui sarana teks(chatbox) dan atau melalui telepon.

Berikut ini proyek pengembangan aplikasi yang akan dikerjakan :

Proyek Pengembangan Aplikasi	Target Mulai	Target Selesai
Website Customer Service PT. Jayabaya	Januari 2015	April 2015

 Bagian 1 - Pendahuluan

Request for Proposal (RFP) proyek Website Customer Service adalah kumpulan kebutuhan-kebutuhan awal yang dibutuhkan dalam perencanaan proyek yang berisi kebutuhan tenaga ahli, kebutuhan hardware dan detail pekerjaan.

2.1  Tujuan

·         Memperikirakan gambaran awal pekerjaan dan sumber daya yang dibutuhkan dalam proyek

·         Mengkalkulasikan perkiraan investasi yang dibutuhkan didalam proyek

·         Sebagai referensi dan pembuatan kerjasama dengan dengan vendor pengembang aplikasi, sedemikian rupa sehingga proses pengerjaan proyek dan pengembangannya bisa dilakukan lebih efektif dan efisien

2.2  Ruang Lingkup & Tanggung Jawab

Ruang lingkup tanggung jawab dalam pengembangan aplikasi untuk memenuhi kebutuhan PT. Jayabaya, secara garis besar adalah sebagai berikut:

·         Pihak PT. Jayabaya bertanggung jawab sebagai:

o   Pemilik proyek.

o   Manajer proyek.

o   Counterpart bagi rekanan.

o   Narasumber resmi.

o   Penyedia informasi yang dibutuhkan rekanan.

·         Pihak Rekanan bertanggung jawab terhadap:

o   Merencanakan dan melaksanakan manajemen proyek bersama PT. Jayabaya.

o   Melaksanakan pengembangan sistem.

o   Pembuatan laporan progress selama pengembangan.

o   Penyediaan dokumentasi hasil pengembangan (teknis maupun non-teknis).

o   Pelaksana implementasi system.

o   Memastikan aplikasi berjalan normal di lingkungan operasional setelah proses implementasi ke sistem operasional selesai dilakukan

o   Pemeliharaan sistem selama masa garansi.

o   Troubleshooter sistem selama masa garansi.

Selain itu rekanan wajib menjaga kerahasiaan data dan informasi yang dimiliki oleh PT. Jayabaya (akan dicover dalam Non-Disclosure Agreement).

2.3  Arsitektur Sistem

Secara umum, Website Customer Service yang akan dikembangkan memiliki karakteristik sebagai berikut:

1.      Aplikasi berbasis web, disepakati menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan menggunakan salah satu framework Yii atau Codeigniter.

2.      Mengelola data master, transaksi, dan reporting yang disimpan menggunakan DBMS MySql.

3.      Terdapat 3 jenis user, yaitu:

a. System Super Admin, yang bertugas mengelola master data utama, seperti: Data customer(berupa alamat, no telp, email,dll), pertanyaan customer dan mengecek pekerjaan system admin .

b. System Admin, yang bertugas mengelola master data utama, seperti: Data customer(berupa alamat, no telp, email,dll), pertanyaan customer, .

c. Pengujung, yang bisa langsung berkomunikasi dengan CS melalui layanan teks(chatbox) atapun menghubungi via telepon secara langsung.

d. Customer service, bertugas untuk melayani pengunjung melalu layanan teks dan input data beserta keluhan pelanggan kedalam database.

  

Tanggapan

Setelah diadakan nya pertemuan dengan pihak PT Jayabaya selaku client dalam pembuatan Website Customer Service, maka kami hendak mengajukan ketentuan kerja sama sebagai berikut.

Kebutuhan umum

Kebutuhan umum Proyek yang ditawarkan kepada rekanan meliputi :

a.       Studi kelayakan, testing, sampai dengan pemeliharaan.

b.      Penyelenggaraan pelatihan dan alih teknologi kepada SDM pihak PT Jayabaya

c.       Penyediaan dokumen proyek, dokumen teknis, buku manual dan souce code dari aplikasi yang telah berhasil dikembangkan untuk diberikan kepada PT Jayabaya dan merupakan hak cipta PT. Jayabaya setelah semua proses dilalui termasuk pembiayaan yang telah dilunasi.

Kebutuhan Pengembangan Sistem                

Berikut adalah pengembangan sistem yang diklasifikasikan dalam modul :

Kode Modul	PT-JY-LR-0100
Nama Modul	Modul Master Data
Jumlah sub – modul / proses	2 buah
Estimasi durasi pengerjaan modul	3 hari
Kode Proses	PT-JY-LR-0101
Nama Proses	View Customers
User	Admin
Admin dapat melihat data customers
Kode Proses	PT-JY-LR-0102
Nama Proses	Edit Customers
User	Admin
Admin dapat mengubah data customers
Kode Modul	PT-JY-LR-0200
Nama Modul	Modul Service
Jumlah sub – modul / proses	2 buah
Estimasi durasi pengerjaan modul	3 hari
Kode Proses	PT-JY-LR-0201
Nama Proses	Input Data
User	Cust. Service
Cust service dapat memasukkan (input) data customers
Kode Proses	PT-JY-LR-0202
Nama Proses	FAQ
User	Cust. Service
Cust Service dapat menjawab pertanyaan yang diajukan oleh customers
Kode Modul	PT-JY-LR-0300
Nama Modul	Modul Customer
Jumlah sub – modul / proses	2 buah
Estimasi durasi pengerjaan modul	3 hari
Kode Proses	PT-JY-LR-0301
Nama Proses	Input Data
User	Cust. Service
Customer dapat memberikan pertanyaan          Customer dapat memberikan saran        Customer dapat memberikan saran

RENCANA ANGGARAN BIAYA PEMBUATAN WEBSITE COSTUMER SERVICE

PT.JAYABAYA

 

1. Web Development

ØRegistrasi Domain (1 Tahun)                                                       Rp.      500.000,-

ØWeb Hosting (100 M)a Rp.100.000 x 12 bln                                  Rp.   1.200.000,-

ØWeb Design Semi News                                                             Rp.  10.000.000,-

ØInput data awal dan analisis                                                          Rp.   3.500.000,-

Sub Total Biaya Pembangunan Web                                              Rp. 15.200.000,-

  

2. Web Mail

Pembuatan Email berbasis Web                                                           Rp.   3.000.000,-

TOTAL ANGGARAN                                                                     Rp. 18.200.000,-

Bagian 4 – Kesimpulan

Kesimpulan yang akan menjadi tanggung jawab rekanan adalah sebagai berikut:

1.      Pelatihan para Customer Service dalam penggunaan program dalam bentuk modul.

2.      Perbaikan sistem dan fungsi pada program yang tidak teridentifikasi setelah serah terima dilakukan.

3.      Mem-backup data-data tiap bulan selama kontrak maintenance masih berlaku.

4.      Recovery data sistem ketika terjadi kerusakan.

5.      Standby menjadi rekanan ketika dibutuhkan troubleshoot yang bisa dilakukan melalui telepon

6.      Melakukan perubahan minor sesuai permintaan PT. Jayabaya selama masa garansi (bukan perombakan sistem dari awal).

7.      Melakukan tuning performa terhadap sistem-sistem yang ada jika dirasa performa sistem tidak berjalan secara optimal dan menyeluruh.